Wer wird befragt? Informations­pflichten der Vermieterinnen und Vermieter und Verwalterinnen und Verwalter – Datenschutz­grundverordnung (DS-GVO)

Mit dem Zensusgesetz 2022 werden die Eigentümerinnen und Eigentümer sowie Verwalterinnen und Verwalter von Wohnraum verpflichtet, Auskunft über bestimmte Angaben zu den von ihnen vermieteten Wohnungen zu geben. Dies dient der Erfüllung der EU-Verordnung Zensus (EG) Nr. 763/2008. Die Auskunftspflicht umfasst im Rahmen der Gebäude- und Wohnungszählung 2022 auch die einmalige Mitteilung der Vor- und Nachnamen von bis zu zwei Bewohnern bzw. Bewohnerinnen. Diese sogenannten Hilfsmerkmale dienen der statistischen Generierung von Haushalten, um zu ermitteln, welche Personen an einer Anschrift in welchen konkreten Wohnverhältnissen (d.h. Wohnfläche, Zahl der Räume) leben.

Wohnungsunternehmen speichern als vermietende Unternehmen Angaben zu ihren Mieterinnen und Mietern. Diese Angaben sind üblicherweise begrenzt auf Zwecke, die der Durchführung der Mietverhältnisse dienen (Nebenkostenabrechnung, Veranlassung von Handwerkerarbeiten etc.). Die gesetzlich angeordnete einmalige Übermittlung von Namen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder im Jahr 2022 geht in der Regel über die gewöhnliche Durchführung des Mietverhältnisses hinaus. Aus datenschutzrechtlicher Sicht kann diese Übermittlung daher als Änderung des Verarbeitungszwecks bewertet werden, da die Daten für einen anderen Zweck weiterverarbeitet werden, als den, für den sie ursprünglich gespeichert wurden. Die Mieterinnen und Mieter müssen daher nach Artikel 13 DS-GVO über die Weitergabe ihrer Daten zu statistischen Zwecken an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder informiert werden.

In vielen Fällen kann es sein, dass Mietverträge oder spezielle Vereinbarungen, die seit Inkrafttreten der DSG-VO geschlossen wurden, eine Generalklausel enthalten, mit der die Mieterinnen und Mieter über die Weitergabe ihrer Daten, die auf rechtlichen Verpflichtungen beruhen, bereits informiert wurden. Prüfen Sie daher bitte zunächst, ob Sie als Vermieterin bzw. Vermieter Ihre Mieterinnen bzw. Mieter bereits entsprechend informiert haben. Es bedarf dann keiner zusätzlichen Informationen.

Haben Sie Ihre Mieterinnen bzw. Mieter noch nicht informiert, können Sie die notwendigen datenschutzrechtlichen Informationen über die bevorstehende Weitergabe der Namen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder im Jahre 2022 auch im Rahmen Ihrer üblichen Kommunikation mit den Mieterinnen und Mietern geben (z.B. wenn Sie anlässlich der nächsten Nebenkostenabrechnung o.ä. mit ihnen in Kontakt treten). Eine DS-GVO-konforme Information für diese konkrete Datenübermittlung sollte den folgenden Mindestinhalt haben:

  • Der Vermieter und die Vermieterin (Name und Kontaktdaten) ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die im Rahmen des Mietverhältnisses erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten. Aufgrund des Zensusgesetzes 2022 (ZensG 2022) sind Vermieterinnen und Vermieter verpflichtet, bestimmte Angaben über die Mieterinnen und Mieter den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder für Zwecke des Zensus 2022 zu übermitteln. Diese Übermittlung findet ihre Rechtsgrundlage in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit § 10 Abs. 2 ZensG 2022. Folgende Angaben sind gesetzlich zu übermitteln: Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen. Diese Angaben gehen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Diese haben für die übermittelten Angaben die konkreten Löschungsfristen nach dem ZensG 2022 einzuhalten.

Bezogen auf die im Rahmen des ZensG 2022 an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder übermittelten Angaben stehen den Mieterinnen und Mietern gegenüber ihren Vermieterinnen bzw. Vermietern die Rechte aus den Artikeln 13 bis 18, 21 und 77 DS-GVO zu. Die Auskunftspflicht der Vermieterinnen und Vermieter nach ZensG 2022 bleibt davon unberührt. Die Mieterinnen und Mieter sind auch hierüber zu informieren:

  • Den Mieterinnen und Mietern stehen bei Vorliegen der Voraussetzungen nach der DS-GVO gegenüber den Vermieterinnen bzw. Vermietern das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten zu (Artikel 15 bis 18 und 21 DS-GVO). Liegt aus Sicht des Mieters oder der Mieterin ein Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen vor, besteht zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten durch den Vermieter oder die Vermieterin zu beschweren (Artikel 77 DS-GVO).

Sofern eine Datenschutzbeauftragte bzw. ein Datenschutzbeauftragter für Ihr Wohnungsunternehmen tätig ist, müssen Sie Ihren Mieterinnen und Mietern zudem deren Kontaktdaten zur Verfügung stellen.

Hinweis:
Als Vermieterin und Vermieter sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Mieterinnen und Mieter datenschutzkonform verarbeiten und sie entsprechend umfassend nach den Vorgaben der DS-GVO informieren. Die hier gegebenen Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern sollen lediglich eine Hilfestellung in Bezug auf Ihre Verpflichtungen im Rahmen des ZensG 2022 geben.

Für Verwaltungen gilt Entsprechendes.